Wie Unternehmen Business-Software sinnvoll bewerten
Die Auswahl von Business-Software wird einfacher, wenn sie mit den eigenen Prozessen beginnt und nicht mit einer möglichst langen Funktionsliste. Zuerst sollte dokumentiert werden, wie heute gearbeitet wird: Wer erfasst Informationen, welche Freigaben gibt es, was muss abgerechnet werden, welche Berichte werden benötigt und welche Systeme müssen Daten austauschen?
Anschließend lassen sich Anforderungen in drei Gruppen teilen: für den Start notwendig, später sinnvoll und optional. So bleiben die kritischen Abläufe sichtbar.
Integrationen sollten früh geprüft werden. Eine Anwendung kann isoliert hervorragend funktionieren und dennoch manuelle Arbeit verursachen, wenn sie Daten nicht mit Identitäts-, Zahlungs-, CRM-, Buchhaltungs- oder Reporting-Systemen austauschen kann. Ebenso wichtig ist ein verständlicher Datenexport.
Zugriffsrechte, Datensicherheit, Backups, Änderungsverlauf und Support gehören zum Produkt und sollten nicht erst nach der Kaufentscheidung betrachtet werden.
Ein Pilot mit realistischen Beispieldaten liefert meist mehr Erkenntnisse als eine allgemeine Präsentation. Entscheidend ist, die täglichen Abläufe der späteren Nutzer tatsächlich durchzuspielen.
