E-Rechnung: Anforderungen und Lösungen für Unternehmen

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die E-Rechnung für Geschäfte zwischen inländischen Unternehmen (B2B) eingeführt. Die Pflicht kommt schrittweise – und betrifft auch kleine Unternehmen und Selbstständige früher, als viele denken: Denn empfangen können muss eine E-Rechnung bereits seit dem 1. Januar 2025 jedes Unternehmen in Deutschland, unabhängig von Größe und Branche.

Dieser Beitrag erklärt, was eine E-Rechnung ist, welche Fristen gelten, welche Formate zulässig sind und wie Sie die Umstellung in Ihrem Unternehmen Schritt für Schritt angehen – mit Checkliste und Antworten auf die häufigsten Fragen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das Software automatisch lesen und weiterverarbeiten kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931, die festlegt, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und wie sie maschinenlesbar abgebildet werden.

Wichtig: Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, auch wenn sie per E-Mail verschickt wird. Ein PDF gilt als „sonstige Rechnung“ – genau wie eine Papierrechnung. Der Unterschied ist entscheidend: Ein PDF muss ein Mensch lesen und abtippen, eine E-Rechnung kann die Buchhaltungssoftware direkt übernehmen.

E-Rechnung: Die Fristen im Überblick

Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten schon länger eigene Regeln zur XRechnung.

Welche Formate sind für die E-Rechnung zulässig?

• XRechnung: ein reines XML-Format, das vor allem im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern seit Jahren verwendet wird. Für Menschen ist es ohne Viewer kaum lesbar.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein hybrides Format – ein PDF für das menschliche Auge mit eingebetteten XML-Daten für die Software. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht, weil sie nicht alle Pflichtangaben enthalten.
• Andere Formate sind möglich, wenn sie mit der EN 16931 kompatibel sind oder beide Seiten sie vereinbaren, etwa bestehende EDI-Verfahren.

XRechnung oder ZUGFeRD – was ist besser?

Für die meisten KMU ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 (oder höher) ein guter Standard: Kunden ohne spezielle Software können das PDF öffnen, Kunden mit Software lesen die XML-Daten. Wer viel mit Behörden arbeitet oder dessen Kunden ausdrücklich XRechnung verlangen, sollte beide Formate erzeugen können. Eine gute Unternehmenssoftware erzeugt beides aus denselben Daten.

Welche Angaben muss eine E-Rechnung enthalten?

Inhaltlich ändert sich durch die E-Rechnung wenig: Es gelten weiterhin die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Neu ist, dass diese Angaben in festen Datenfeldern stehen müssen, damit Software sie zuverlässig erkennt.

Zusätzlich verlangen viele Empfänger eigene Referenzen, etwa eine Bestellnummer oder bei Behörden die Leitweg-ID. Fehlt diese Angabe, wird die Rechnung oft automatisch zurückgewiesen – auch wenn sie steuerlich korrekt ist.

Was die E-Rechnung für Ihre Prozesse bedeutet

Die eigentliche Chance der E-Rechnung liegt nicht im Format, sondern in den Prozessen dahinter. Wenn Rechnungsdaten strukturiert ankommen, lassen sich viele Schritte in der Verwaltung automatisieren:

• Eingangsrechnungen werden automatisch dem Lieferanten zugeordnet und mit Bestellung oder Lieferschein abgeglichen.
• Freigaben laufen digital, auch wenn die Geschäftsführung unterwegs ist.
• Zahlungen lassen sich fristgerecht planen, Skonto wird seltener verschenkt.
• Ausgangsrechnungen entstehen direkt aus Angeboten oder Aufträgen, ohne doppelte Erfassung.
• Die Steuerberatung erhält die Daten vollständig und ohne Nachfragen zu unleserlichen Belegen.

Für KMU ist das ein guter Anlass, die gesamte Rechnungsbearbeitung einmal grundsätzlich zu betrachten: Wo wird heute noch ausgedruckt, abgetippt oder per Hand abgelegt? Genau dort setzt die Digitalisierung an.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Ausgenommen sind unter anderem:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto),
• Fahrausweise,
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG – sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber ebenfalls empfangen können.

Auch wenn eine Ausnahme greift, dürfen Sie natürlich freiwillig E-Rechnungen verschicken. Viele Unternehmen stellen ihren gesamten Rechnungsausgang um, damit es nur noch einen einheitlichen Prozess gibt.

E-Rechnung empfangen: Was Sie jetzt brauchen

„Empfangen können“ bedeutet mehr als ein E-Mail-Postfach. Sie müssen die strukturierten Daten lesen, prüfen und GoBD-konform aufbewahren können. In der Praxis heißt das:

1. Eine Empfangsadresse festlegen, zum Beispiel ein eigenes Postfach für Rechnungen, und Ihren Lieferanten mitteilen.
2. Eine Software nutzen, die XRechnung und ZUGFeRD anzeigt und die Daten in Ihre Buchhaltung übernimmt.
3. Revisionssicher archivieren: Die E-Rechnung muss in ihrem ursprünglichen Format aufbewahrt werden – ein Ausdruck oder ein Screenshot genügt nicht.
4. Prozesse anpassen: Wer prüft und gibt Rechnungen frei? Wie werden sie Kostenstellen oder Konten zugeordnet? Wer kümmert sich bei Urlaub?

Ein Beispiel aus dem Alltag

Ein kleines Ingenieurbüro erhält monatlich rund 40 Eingangsrechnungen. Bisher wurden PDFs ausgedruckt, abgezeichnet und von Hand in die Buchhaltung übernommen. Mit der E-Rechnung gehen die Rechnungen an eine zentrale Adresse, die Software liest Lieferant, Betrag, Steuersatz und Fälligkeit automatisch aus, die Geschäftsführung gibt sie mit einem Klick frei, und die Rechnung ist sofort gebucht und archiviert. Die Digitalisierung spart hier nicht nur Papier, sondern vor allem Tipparbeit und Rückfragen.

E-Rechnung erstellen: So bereiten Sie sich vor

Auch wenn die Versandpflicht für viele erst 2027 oder 2028 greift, lohnt sich eine frühe Umstellung: Ihre Kunden müssen E-Rechnungen ohnehin schon empfangen können, und strukturierte Daten beschleunigen die Prüfung und damit oft auch die Zahlung.

• Stammdaten prüfen: Ihre Anschrift, Steuernummer bzw. USt-IdNr. und Bankdaten müssen vollständig und korrekt sein.
• Kundendaten ergänzen: Öffentliche Auftraggeber verlangen eine Leitweg-ID; manche Unternehmen eine Bestellnummer oder Referenz.
• Software auswählen, die E-Rechnungen in XRechnung und ZUGFeRD erzeugt und dabei die Pflichtangaben prüft.
• Mit wenigen Kunden testen, bevor Sie komplett umstellen.
• Versandweg klären: per E-Mail, über ein Portal oder per Schnittstelle.

Checkliste: E-Rechnung im Unternehmen einführen

Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?

Für Selbstständige und kleine Unternehmen ist eine Buchhaltungssoftware mit integrierter E-Rechnung meist der einfachste Weg zu mehr Automatisierung in der Verwaltung. Größere Unternehmen mit eigenem ERP prüfen, ob ihr System die Formate bereits unterstützt oder eine Schnittstelle braucht – hier kann individuelle Softwareentwicklung die Lücke schließen. Wie Sie Unternehmenssoftware allgemein bewerten, zeigt unser Beitrag Wie Unternehmen Business-Software sinnvoll bewerten.

Zusammenarbeit mit der Steuerberatung

Binden Sie Ihre Steuerberatung früh ein. Klären Sie gemeinsam, in welchem Format die Belege künftig übergeben werden, wer für die Archivierung verantwortlich ist und ob die eingesetzte Software einen Export im passenden Format bietet. Viele Kanzleien arbeiten mit festen Schnittstellen und können Ihnen sagen, welche Lösungen sich in der Praxis bewährt haben.

Ebenso wichtig ist eine kurze Verfahrensdokumentation: Wie kommen Rechnungen ins Unternehmen, wer prüft sie, wo werden sie gespeichert und wie wird verhindert, dass sie nachträglich verändert werden? Diese Beschreibung hilft bei einer Betriebsprüfung und bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender gleichermaßen. Sie muss nicht lang sein – entscheidend ist, dass sie zu Ihren tatsächlichen Abläufen passt und aktuell gehalten wird.

Häufige Fehler bei der Umstellung

• PDF für E-Rechnung halten: Ein PDF erfüllt die Anforderungen nicht, auch wenn es „elektronisch“ verschickt wird.
• Nur die Datei speichern, nicht die Daten prüfen: Rechnungen müssen weiterhin inhaltlich korrekt sein, sonst droht der Verlust des Vorsteuerabzugs.
• E-Rechnungen ausdrucken und das Original löschen: Aufbewahrt werden muss das Originalformat.
• Die Umstellung bis Ende 2027 aufschieben: Dann fehlt die Zeit zum Testen mit Kunden.

E-Rechnung mit Kontelio

Kontelio, die Buchhaltungssoftware von Balmer Systeme, erstellt Rechnungen und Gutschriften als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD, erfasst Ausgaben und Belege und bereitet daraus EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Gewerbesteuer vor. Die Oberfläche gibt es in neun Sprachen – praktisch für internationale Teams. Sie können Kontelio 30 Tage kostenlos testen.

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Reicht es, Rechnungen als PDF per E-Mail zu verschicken?

In der Übergangsphase bis Ende 2026 ja; für Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Danach nur noch in den gesetzlichen Ausnahmen. Ein PDF ist keine E-Rechnung.

Muss ich als Kleinunternehmer etwas tun?

Ja: Auch Kleinunternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können. Ausstellen müssen sie keine.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen sind Buchungsbelege; für sie gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren – und zwar im Originalformat.

Brauche ich eine spezielle Software?

Zum Empfangen genügt im Minimum ein Viewer, praktischer ist eine Buchhaltungs- oder Unternehmenssoftware, die die Daten direkt übernimmt und archiviert.

Was passiert, wenn mein Kunde keine E-Rechnung lesen kann?

Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Mit ZUGFeRD erhält Ihr Kunde zusätzlich ein lesbares PDF.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen ins Ausland?

Nein, die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind. Für grenzüberschreitende Rechnungen gelten die bisherigen Regeln, solange keine EU-weite Regelung greift.

Fazit

Die E-Rechnung ist keine reine Pflichtübung: Strukturierte Rechnungen sparen Abtippen, reduzieren Fehler und beschleunigen Zahlungen – ein echter Schritt bei der Digitalisierung von KMU. Wer den Empfang jetzt sauber organisiert und den Versand frühzeitig umstellt, hat 2027 und 2028 keinen Stress. Sie möchten wissen, wie die Umstellung in Ihrem Unternehmen aussehen kann? Kontaktieren Sie uns.